Ø Bước 1: Lập kế hoạch xét tốt nghiệp
- P.ĐTĐH xây dựng Kế hoạch xét tốt nghiệp hàng năm, trình BGH Nhà trường phê duyệt, thông báo tới các đơn vị trong Trường phối hợp thực hiện và công khai trên website Trường.
- P.ĐTĐH gửi cập nhật tình trạng hồ sơ sinh viên, P.TC-KT thông báo tình hình đóng học phí của sinh viên cho Khoa quản lý sinh viên để thông báo cho sinh viên bổ sung hồ sơ xét tốt nghiệp và hoàn thành học phí theo quy định.
Ø Bước 2: Nhận đơn và hồ sơ sinh viên bổ sung
Nhân viên Khoa tiếp nhận:
- Đơn xin xét tốt nghiệp – BM-01/QT/XTN (đối với sinh viên Khóa cũ đã hoàn thành xong chương trình đào tạo, hoàn thành nghĩa vụ học phí và hồ sơ tốt nghiệp);
- Đơn xin hoãn xét tốt nghiệp - BM-02/QT/XTN (đối với sinh viên có đủ điều kiện xét tốt nghiệp nhưng không muốn xét tốt nghiệp trong học kỳ đó).
Nhân viên TT. TN-VLSV:
- Tiếp nhận Hồ sơ sinh viên nộp bổ sung để lưu trữ;
- Kiểm tra hồ sơ sinh viên xét tốt nghiệp;
Ø Bước 3: Lập danh sách sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp
Khoa quản lý sinh viên tiến hành kiểm tra điểm sinh viên trên hệ thống, xuất bảng điểm tổng hợp toàn khóa để rà soát chương trình môn học, số tín chỉ, điểm trung bình, xếp loại học tập, thông tin cá nhân sinh viên à Đề xuất Danh sách sinh viên đủ điểm xét tốt nghiệp (BM-03/QT/XTN) gửi P.ĐTĐH và công bố danh sách dự kiến xét tốt nghiệp cho sinh của Khoa kiểm tra và cập nhật thông tin nếu có sai xót.
Ø Bước 4: Kiểm tra
- P. ĐTĐH gửi Danh sách sinh viên đủ điểm xét tốt nghiệp dự kiến đến các đơn vị liên quan: TT. TN-VLSV (kiểm tra hồ sơ sinh viên), P.TC-KT (kiểm tra học phí).
- Sinh viên kiểm tra thông tin (thông tin cá nhân, điểm số….) trong danh sách xét tốt nghiệp dự kiến sau khi kiểm dò cấp Trường do P.ĐTĐH công bố.
- P. ĐTĐH cập nhật danh sách xét tốt nghiệp khi kết thúc thời gian điều chỉnh thông tin à Lập Bảng tổng hợp danh sách sinh viên đủ điều kiện xét tốt nghiệp
(BM-04/QT/XTN) trình HĐXTN.
Ø Bước 5: Thành lập Hội đồng xét tốt nghiệp
- P.ĐTĐH gửi thông báo tới các Khoa/Bộ môn cử cán bộ tham gia thành viên HĐXTN.
- Tổng hợp danh sách từ các Khoa/Bộ môn gửi về để lập Quyết định thành lập Hội đồng xét công nhận tốt nghiệp trình Lãnh đạo Nhà trường phê duyệt.
- Đăng ký lịch và tiến hành họp Hội đồng xét tốt nghiệp dưới sự chủ trì của
Chủ tịch Hội đồng xét tốt nghiệp.
Ø Bước 6: Họp Hội đồng xét tốt nghiệp
- P.ĐTĐH lập quyết định và danh sách sinh viên được công nhận tốt nghiệp (phân loại theo từng ngành, từng khóa) (BM-05/QT/XTN).
- Xét thi đua khen thưởng cho sinh viên có thành tích xuất sắc tiêu biểu trong khóa học.
- Xét tốt nghiệp đúng đối tượng: sinh viên đã trúng tuyển, đã hoàn tất chương trình đào tạo (không nợ môn học), đủ tư cách đạo đức (không vi phạm quy chế, không bị kỷ luật từ cảnh cáo trở lên).
- Sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp được xét theo đúng quy chế ban hành của Bộ GD&ĐT.
- Trong khi chờ có Quyết định công nhận tốt nghiệp chính thức, sinh viên có tên trong danh sách xét tốt nghiệp có thể làm đơn xin cấp Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình đào tạo (BM-06/QT/XTN).
Ø Bước 7: Ra quyết định công nhận tốt nghiệp
- Căn cứ Biên bản kết luận của Hội đồng họp, rà soát, tổng hợp kết quả ra Quyết định công nhận tốt nghiệp trình Lãnh đạo Nhà trường phê duyệt.
- Công bố quyết định lên các kênh truyền thông của Nhà trường
- Trong khi sinh viên chờ Nhà trường cấp văn bằng chính thức, P.ĐTĐH theo dõi cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời (BM-07/QT/XTN) cho sinh viên.
- Danh sách công nhận tốt nghiệp chuyển bộ phận in bằng và bảng điểm.
Ø Bước 8: Phát bằng tốt nghiệp cho sinh viên
- P.ĐTĐH sắp xếp bằng tốt nghiệp, bảng điểm, các loại chứng chỉ theo Quyết định công nhận tốt nghiệp đã ban hành.
- Cán bộ P.ĐTĐH chịu trách nhiệm phối hợp với các Khoa, Bộ môn phát bằng cho sinh viên theo Kế hoạch đã xây dựng.
Ø Bước 9: Tổng kết, lưu giữ bằng tốt nghiệp
- Lãnh đạo P.ĐTĐH chủ trì tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm sau quá trình in và cấp phát văn bằng tốt nghiệp hàng năm.
- Tổng kết lại các tài liệu liên quan cần lưu trữ, cán bộ cấp bằng có trách nhiệm lưu giữ các hồ sơ, sổ cấp phát bằng và các văn bằng của những sinh viên đến nhận
bằng muộn.